Las reuniones son grandes ladrones de tiempo, haz que las tuyas sean productivas
El tiempo es uno de tus recursos más escasos, por eso es importante que detectes cualquier ladrón de tiempo que esté recortando tu capacidad de resolver tareas que hagan crecer tu negocio, y por lo general, las reuniones son uno de los ladrones de tiempo que más acaparan nuestra agenda y nos estresan.
Para poder sacar el máximo provecho de tu tiempo y alcanzar todos y cada uno de tus objetivos debes lograr que tus reuniones sean lo más productivas posibles. A continuación comparto contigo algunas técnicas que pueden ayudarte a sacar el máximo partido a tus reuniones para que sean eficientes y productivas, tanto si son reuniones con tu equipo, tus socios, o tus clientes.
13 formas de lograr que tus reuniones sean más productivas
1 – ¿La reunión es imprescindible?
Antes de convocar o confirmar tu asistencia a cualquier reunión, pregúntate si es necesaria y sobre todo si hace falta tú y todos los asistentes invitados participen en ella. El tiempo que dedicamos a una reunión dejamos de dedicarlo a otras tareas.
Antes de decir “sí” a una reunión hazte estas preguntas: “¿de verdad una reunión es la mejor forma de resolver este asunto?, ¿voy a conseguir con esa reunión algo tangible para mis objetivos o mi proyecto?”
2 – Las reuniones no deberían servir para ponerse al día
Descarta las reuniones para ponerte al día del trabajo del equipo. Puedes sustituirlas por aplicaciones de mensajería, listas de correo o, si no hay más remedio, por pequeñas y rápidas conversaciones informales.
3 – Reunirse no es trabajar ni resolver
Una agenda repleta de citas te hace más productivo, ni exitoso, te hace estar más ocupado y estresado, y te quita tiempo para ejecutar tareas, para avanzar en tus objetivos de negocio
4 – Objetivos y temas de la reunión claros
Cada vez que te reúnas, debes tener claro dónde quieres llegar con la reunión, tanto tú como todos los asistentes. Si todos tenéis claros los objetivos y los temas a tratar, la reunión irá mejor y no se desviará la conversación hacia otros asuntos.
Imagina que vas a tratar un conflicto o un problema que ha surgido en un proyecto. Si todos los asistentes lo saben podrán llevar su material preparado, pensar en alguna idea, y una vez comenzada la reunión evitarás tener que hacer una larga introducción que se podría haber evitado previamente.
5 – Informa a todos los asistentes
Una manera de hacer que tus reuniones fluyan es asegurarte de que todos los integrantes saben a qué van, pero también conocen los antecedentes necesarios, su razón de estar en ella, y lo que se espera de ellos.
6 – Puntualidad
Empezar y terminar la reunión a las horas presupuestadas hará que tu agenda no sufra cambios, que aproveches al máximo ese tiempo, y que tanto tú como todos los demás, podáis cumplir con el resto de objetivos que tenéis para ese día.
Un truco: convoca la reunión 5-10 minutos antes para evitar que arranque con retraso.
7 – Los asistentes deben participar
Nadie debería asistir solo como oyente a una reunión, así que si ves que alguien no está siendo muy participativo, procura preguntarle o invitarle a hacer parte del tema del que se esté hablando.
8 – Toma notas
Especialmente en las reuniones largas es muy fácil perder la concentración. Tanto para evitar despistes como para sacar lo mejor de la reunión, toma notas activamente, y organiza las tareas que vas a tener que resolver después.
9 – Distracciones
Las distracciones son uno de los mayores enemigos de las reuniones productivas. Los móviles en silencio, apagados o, mejor, fuera de la sala de reuniones, que no os pasen llamadas ni os interrumpan mientras la puerta de la sala permanezca cerrada. Y si el portátil está sobre la mesa para mostrar información o tomar notas, bien. Pero que no sea para revisar el correo, redes sociales, etc.
10 – Repaso
Para que sea una reunión productiva, es importante repasar bien los puntos que se van a tratar. Puede ser interesante también dar más relevancia a algunos, y asignar tiempos.
11 – Marca un tiempo delimitado para la reunión
Al arrancar la reunión es importante fijar un tiempo máximo, e intentar cumplirlo de forma estricta. Si comenzáis a la hora, tenéis preparado bien el material, y las intervenciones son breves y directas, es mucho más fácil ajustarse al horario.
12 – Conclusiones
Antes de abandonar la reunión es muy importante que cada persona sepa claramente qué es lo que se espera de ella. Qué ha de hacer, cuándo, con quién y para qué fecha. Unas buenas conclusiones hacen que todo el mundo tenga claro cómo ha ido, qué hay pendiente o qué es lo que les afecta directamente a ellos.
13 – Seguimiento posterior de la reunión
En cualquier reunión pueden surgir malentendidos, ideas que no estén claras o incluso timings que parezcan confusos. Para evitarlo puedes, por ejemplo, redactar un email que recapitule todo, ordene las ideas y prevenga posibles confusiones.
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