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15 herramientas que te harán la vida más fácil como emprendedor
En las sesiones con mis clientes, emprendedores y solopreneurs como tú, normalmente hablamos bastante de lo complicado que es ser el hombre/mujer orquesta. Y es que, cuando gestionas tu propio negocio, no te queda otra que hacerlo todo, o casi todo. Para sobrevivir a esa vorágine de cosas que hacer, y además desenvolverte con una cierta soltura y excelencia, o tienes superpoderes, o más te vale hacerte con un arsenal de herramientas y aplicaciones que te ayuden a organizar mejor tu tiempo, a llevar un registro y priorizar tus tareas para que no se te escape nada, y a planificar y automatizar tus contenidos.
Personalmente he descubierto algunas herramientas, apps y soluciones que me ayudan cada semana a sacar mi negocio adelante sin volverme loca en el proceso. Y, del mismo modo que las comparto con mis clientes, hoy quiero presentártelas a ti también.
Las aplicaciones y herramientas que me ayudan a sacar mi negocio adelante:
A continuación encontrarás la lista de herramientas que uso a diario, o semanalmente para gestionar mi negocio. Muchos de mis clientes las han probado y han marcado un antes y un después en la forma en la que sacan adelante sus proyectos. Échales un ojo y, no me llevo comisión, así que si alguna de ellas te parece que resuelve un problema que tú también tienes ahora mismo, no dudes en investigar si existe otra opción que a ti te vaya a funcionar mejor.[/vc_column_text][dt_fancy_title title=»1. Gmail: para administrar el correo corporativo » title_align=»left» title_size=»h3″ title_color=»accent» separator_style=»disabled»][vc_column_text]Gmail es probablemente la solución de gestión de email más cómoda, sólida, y versátil que puedes elegir. Lo que quizás no sepas (cuando yo descubrí esto, di palmas con las orejas) es que puedes administrar también tu cuenta de correo corporativa desde la plataforma, es decir tu cuenta tipo: nombre@miempresa.com
Poder acceder a tu correo y los de tu equipo desde cualquier dispositivo, en cualquier momento, con una capacidad de almacenamiento más que aceptable, y de paso tener acceso a todas las aplicaciones de google con ella es una maravilla.
Además, si utilizas las etiquetas para ordenar tus mails, y un par de gadgets adicionales que incluye como «programar el envío para más tarde», seguro que en nada empiezas a tener el correo organizado y al día. Y es que pocas cosas agobian tanto como cuando se te descontrola el e-mail.[/vc_column_text][dt_fancy_title title=»2. Google calendar: para gestionar la agenda » title_align=»left» title_size=»h3″ title_color=»accent» separator_style=»disabled»][vc_column_text]Te decía antes que tener la cuenta de correo corporativo te da acceso a otras herramientas de Google como Drive, o el calendario.
Honestamente, creo que la agenda, en cualquiera de sus formatos es una de las herramientas indispensables de la vida. Si no cabe en el papel (o en la pantalla), no cabe en tu día, y esto es así. Por eso considero esencial encontrar una herramienta que te permita organizar tus días con un poco de sensatez, para no sobrecargarte, y también para asegurarte de que reservas espacios para ti.
Personalmente uso Gmail, y diferencio 3 colores: uno para los eventos y recordatorios personales, otro para el trabajo y reuniones, y un tercero para las cosas importantes tipo «doy una charla» o «tengo que ir al médico».
En todos los casos, una de las funcionalidades que me gusta mucho de este calendario es la posibilidad de repetir eventos con frecuencias bastante personalizables. La otra son los recordatorios, del estilo «dar las pastillas al perro», «comprar regalo de cumpleaños de Jaime» o, «poner la lavadora».
Por último, en su versión móvil tiene también una opción que me encanta, y es la de configurar objetivos. Si por ejemplo, quieres aprender un idioma, o a tocar un instrumento, la aplicación te permite decirle durante cuánto tiempo y cuántas veces al mes, y buscará y te propondrá los mejores momentos para que lo hagas. Es una forma fantástica para ayudarte a cumplir tus objetivos, encontrar el hueco libre para desarrollarlos, y sentir que avanzas.
[/vc_column_text][dt_fancy_title title=»3. Calendly: para que los clientes puedan reservar sus citas cuando más les conviene
» title_align=»left» title_size=»h3″ title_color=»accent» separator_style=»disabled»][vc_column_text]Calendly, o cualquier otra app que haga más o menos lo mismo es una solución ideal para todos los que estamos constantemente concertando citas con clientes. Ya sean sesiones de fotos, de consultoría, o de fisioterápia, estudios, toma de medidas, o lo que sea, estas aplicaciones te permiten que sea el cliente quien reserve su cita cuando más le convenga.
Esto te permite dedicarte a lo que a ti más te gusta hacer y olvidarte de los mails y mensajes de ida y vuelta intentando cuadrar el momento perfecto. Puedes integrarlo en tu web y en tus mails. Y además, enviará recordatorios por ti para que también te olvides de los plantones 😉
Además, podrás sincronizarlo con tu calendario, de forma que la herramienta sólo mostrará disponibilidad cuando tú realmente estés disponible.
[/vc_column_text][dt_fancy_title title=»4. Todoist: para organizar proyectos y tareas sin que se escape nada
» title_align=»left» title_size=»h3″ title_color=»accent» separator_style=»disabled»][vc_column_text]Probablemente si hoy desapareciera a mí me daría un ataque de pánico antológico. Todoist es la aplicación en la que vuelco absolutamente todos los proyectos y tareas que debo ejecutar, tanto yo como mi equipo, e incluso algunos clientes con los que trabajo.
Cada vez que en mi mente aparece un «tengo que» lo apunto aquí. En ese mismo momento le asigno un proyecto (desde «personal» a «cliente A» o «blog» o lo que sea), una prioridad, una fecha de realización, un responsable, y toda la información adicional que se me ocurra o archivos y notas.
Usar un sistema, te permite sacar de tu cabeza los «tengo que» y ser más ligero, porque sabes que no lo vas a olvidar. Priorizar tus tareas te permite reajustar tus quehaceres para no sobrecargarte y centrarte en lo importante. Pero sobre todo, tener un sistema te permite ser eficaz, te ayuda a sacar adelante tu proyecto de forma más fluida, y te acerca a tus objetivos.
[/vc_column_text][dt_fancy_title title=»5. Toggl: para llevar un control del tiempo que lleva hacer las cosas
» title_align=»left» title_size=»h3″ title_color=»accent» separator_style=»disabled»][vc_column_text]Toggl es la herramienta que utilizo para llevar un registro del tiempo que me lleva cada una de las tareas que ejecuto en mi negocio. Y si todavía no usas una herramienta parecida, te invito a que empieces a hacerlo hoy mismo. Saber cuánto rato te lleva, de verdad, hacer cada cosa es la única manera de poder entender en qué inviertes uno de tus recursos más valiosos: tu tiempo.
Si vendes servicios es esencial que puedas ponerles el precio adecuado en función del tiempo y el esfuerzo que lleva cada proyecto. Y podrás llevar el seguimiento de cómo vas según los ejecutas.
Analizar además en qué se te va la mayor parte del tiempo te ayudará a detectar ladrones de tiempo (como el mail, o las redes sociales, por ejemplo), y entender qué porcentaje de tus días dedicas al trabajo de valor, y cuánto al obligatorio, o si un cliente te resulta rentable o no.[/vc_column_text][dt_fancy_title title=»6. Evernote: para tener una memoria de elefante virtual » title_align=»left» title_size=»h3″ title_color=»accent» separator_style=»disabled»][vc_column_text]Evernote es como un infinito cajón de cuadernos en el que puedes guardar de todo: desde ideas, minutas de reuniones, fotos, audios, proyectos, artículos de internet, notas en una servilleta, fragmentos de libros, tarjetas de visita, o lo que sea…
Me resulta difícil describirte cómo uso la herramienta porque, literalmente es mi memoria virtual, lo guardo todo ahi! Eso sí, es mucho más eficiente que mi memoria real. En cuanto necesito recuperar algo que he guardado, sólo necesito teclear palabras o frases, y lo encuentro, o buscar en una carpeta, o…
Lo que sí te puedo decir es que la uso prácticamente cada día para añadir notas, o recuperar información, y que poder tenerlo todo en nube y consultarlo desde cualquier dispositivo es maravilloso.
[/vc_column_text][dt_fancy_title title=»7. Coschedule: para planificar y automatizar la difusión de contenidos
» title_align=»left» title_size=»h3″ title_color=»accent» separator_style=»disabled»][vc_column_text]Coschedule es mi planificador de contenido, y me gusta porque en él puedo tener organizado todo: desde los post del blog (que planifico trimestralmente), las newsletters, las campañas especiales, los cursos, los talleres, las charlas, y también la difusión social de todos ellos.
Poder organizar, crear y programar todo en el mismo sitio me proporciona claridad, y me quita muchísimo trabajo de encima. Por ejemplo, este artículo, cuando termine de escribirlo y programarlo, programaré su difusión en facebook, en linked in, en pinterest o en twitter. Probablemente unas 4-5 publicaciones en cada red social de aquí a un mes. Y lo haré ahora, en 10 minutos, y me olvidaré del tema. Y no tener esa carga, y poder hacerlo todo en bloque, me regala tiempo y calidad de vida.[/vc_column_text][dt_fancy_title title=»8. Planoly: para programar las publicaciones de Instagram » title_align=»left» title_size=»h3″ title_color=»accent» separator_style=»disabled»][vc_column_text]Instagram me estresaba mucho hasta que encontré esta herramienta. Me agobiaba tener que publicar, no saber qué publicar, tener que escribir los hashtags, estar pendiente de publicar, hacerlo, y luego salieron las stories, y… total, que Instagram y yo no nos llevábamos bien.
Pero descubrí Planoly, y la cosa ha cambiado. Ahora planifico los contenidos de mi cuenta @luciahorvilleur con antelación (mínimo una semana antes), elijo las fotos, redacto los textos, tengo guardados grupos de hashtags, y, lo más importante, programo y automatizo la publicación y elimino ese agobio. Así, en vez de estar todo el día pendiente de publicar en instagram, ahora dedico unos 45 minutos a la semana a crear contenido, y unos 15 minutos al día para interactuar con la app.
[/vc_column_text][dt_fancy_title title=»9. Mailchimp: para enviar cartas de amor a clientes, alumnos y suscriptores
» title_align=»left» title_size=»h3″ title_color=»accent» separator_style=»disabled»][vc_column_text]Poder gestionar tu base de datos de e-mails es esencial para conectar con tus clientes potenciales y hacer crecer tu negocio. Mailchimp es la herramienta que yo uso, pero de nuevo, te invito a investigar sobre la opción más interesante para ti.
Asegúrate de mantener viva la relación con todas esas personas que te han dejado su mail y te han dado consentimiento para enviarles cartas de amor, y enamórales![/vc_column_text][dt_fancy_title title=»10. WordPress: para tener una web de las de WOW » title_align=»left» title_size=»h3″ title_color=»accent» separator_style=»disabled»][vc_column_text]WordPress es sin duda mi plataforma preferida (sobre todo si tu negocio no es un ecommerce complejo). Miles de plantillas y miles de plugins que te permitirán, de forma muy sencilla crear y gestionar la web de tus sueños, e irla optimizando en función de tus necesidades y las de tus clientes.[/vc_column_text][dt_fancy_title title=»11. Canva: para tener una gráfica de negocio impecable sin ser diseñador » title_align=»left» title_size=»h3″ title_color=»accent» separator_style=»disabled»][vc_column_text]En la era digital se nos exige generar contenido gráfico constantemente, contenido que a veces es permanente como un logo o un catálogo, y contenido efímero como el de las redes sociales.
No todos somos diseñadores, y no todos podemos contratar a uno para cada pequeña pieza. Canva es la solución perfecta para esto, una web fácil, intuitiva y llena de plantillas personalizables de cualquier formato que necesites, para que puedas crear piezas de contenido para tu marca de forma coherente, estética y con un acabado bastante profesional.
[/vc_column_text][dt_fancy_title title=»12. Analytics: para entender qué pasa en la página web
» title_align=»left» title_size=»h3″ title_color=»accent» separator_style=»disabled»][vc_column_text]Para saber lo que pasa en tu web, y para entender si las campañas que pones en marcha te ayudan a traer usuarios y a transformarlos en clientes Google Analytics es la solución perfecta, y es gratis.
Si aún no te has lanzado con la aventura de la analítica te recomiendo que le eches un ojo al post «Los únicos 5 números en los que te tienes que fijar para empezar a entender la analítica de tu negocio«[/vc_column_text][dt_fancy_title title=»13. Holded: para crear facturas y entender los números de tu negocio » title_align=»left» title_size=»h3″ title_color=»accent» separator_style=»disabled»][vc_column_text]Llevar la contabilidad, gestionar las facturas, los tickets de gasto, las oportunidades de venta, los registros de personal, los objetivos económicos y todo eso es uno de los grandes talones de Aquiles de casi todos los solopreneurs, freelance y autónomos. Y Holded es la solución perfecta, o una de ellas, para que de una forma sencilla e intuitiva empieces a entender todo lo que pasa en tu negocio, tengas tus facturas de compra y de venta en orden, e incluso puedas lanzar desde la aplicación los modelos trimestrales, o le des acceso a tu gestor para que coja de ahí la información que normalmente le tienes que estar mandando tú.[/vc_column_text][dt_fancy_title title=»14. Spotify: para tener banda sonora cada día » title_align=»left» title_size=»h3″ title_color=»accent» separator_style=»disabled»][vc_column_text]Porque la vida es mucho más interesante con un poco de música cuándo y donde quieres.[/vc_column_text][dt_fancy_title title=»15. Amazon: para comprar todo lo que necesita un negocio para crecer » title_align=»left» title_size=»h3″ title_color=»accent» separator_style=»disabled»][vc_column_text]Libros, material informático, gadgets tecnológicos… Y para ya![/vc_column_text][dt_fancy_title title=»🌟 Extra tool: Stylebook, el armario en el móvil » title_align=»left» title_size=»h3″ title_color=»accent» separator_style=»disabled»][vc_column_text]La mayoría de la gente se ríe de mí cuando cuento esto, pero probablemente una de las apps por las que más agradecida estoy de que exista es la que me permite gestionar mi armario desde el iPad: Stylebook. Sí, tal cual. Vas dando de alta tus prendas, con foto, descripción, colores, etc. Y luego creas combinaciones, inspiraciones, listas de maleta, etc. Y puedes registrar lo que te pones cada día.
Que ¿para qué sirve esto? Pues porque si eres una petarda como yo has pasado miles de horas delante del armario en plan «no sé qué ponerme», has llegado tarde por culpa de esto, o has estado incómoda con lo que finalmente elegiste, y todo eso.
Tal y como yo uso la aplicación me ayuda a ganar, como mínimo un cuarto de hora o 20 minutos cada mañana dando vueltas al maldito «y ahora qué me pongo». Cada domingo dedico media hora a elegir qué me pondré cada día de la semana siguiente dependiendo de dos factores: el tiempo y los compromisos que tenga (charlas, reuniones, días de trabajo en casa…). Como además llevo tiempo usándola, repito conjuntos que ya están creados y sé que me gusta cómo me hacen sentir.
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Seguro que existen otras 100 herramientas que hacen más o menos lo mismo que las que yo te propongo. No dudes en utilizar la que a ti personalmente te resulte más fácil y útil. También existen las agendas, los planificadores, las hojas de papel, y demás sistemas tradicionales que también te pueden servir. Lo importante es que elijas una herramienta, establezcas un método para usarla, y sobre todo, la uses. No te encalles en buscar la opción perfecta, o en aprender a usar todas sus funcionalidades antes de arrancar. Arranca, y verás como empiezas a liberarte y ser más eficiente.
Si tienes algún arma secreta que a ti te resulte útil y lleves tiempo utilizando para hacerte la vida más fácil, por favor, compártela en los comentarios de este post! Me encantará saber de ella! 🙏
Un abrazo.
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